Automatic Closure Period: Keseimbangan antara Responsifitas dan Efisiensi dalam Penutupan Insiden

Automatic Closure Period

Dalam Incident management atau manajemen insiden, pentingnya responsifitas terhadap kebutuhan pengguna tidak pernah meragukan. Namun, bagaimana kita mencapai keseimbangan antara responsifitas tersebut dengan efisiensi operasional? Salah satu jawabannya adalah melalui implementasi Automatic Closure Period dalam proses penutupan insiden. Artikel ini akan mengeksplorasi konsep Automatic Closure Period, manfaatnya, serta pertimbangan yang terlibat dalam menerapkannya.

Konfirmasi Pengguna dan Penutupan Otomatis

Tradisionalnya, penutupan insiden memerlukan konfirmasi dari pengguna terlebih dahulu sebelum insiden dapat ditutup. Ini memastikan bahwa pengguna merasa puas dengan resolusi yang diberikan dan memberikan kesempatan bagi mereka untuk menyampaikan feedback atau komplain jika perlu. Namun, beberapa organisasi mulai mempertimbangkan pendekatan yang lebih otomatis dalam penutupan insiden.

Konsep Automatic Closure Period

Automatic Closure Period adalah kebijakan dalam sistem manajemen insiden yang memungkinkan penutupan otomatis insiden oleh service desk setelah periode waktu tertentu telah berlalu tanpa adanya feedback atau komplain dari pengguna. Dengan kata lain, jika dalam periode waktu yang ditetapkan tidak ada tanggapan dari pengguna, insiden akan secara otomatis ditutup.

Automatic Closure Periode pada Aplikasi ITSM

Penerapan kebijakan automatic closure periode dengan menggunakan aplikasi ITSM akan membuat proses penutupan incident menjadi lebih otomatis.  Fitur automatic closure pada aplikasi ITSM ini memungkinkan organisasi untuk mengotomatisasi proses penutupan insiden yang sederhana atau rutin, membebaskan waktu dan sumber daya untuk insiden yang lebih kompleks atau mendesak. Fitur Periode Penutupan Otomatis adalah fitur yang memungkinkan sistem untuk secara otomatis menutup insiden setelah periode waktu tertentu telah berlalu sejak insiden tersebut diselesaikan atau ditandai dengan status tertentu.  Contoh penerapanya misalnya, jika sebuah tiket insiden dilaporkan untuk masalah kecil seperti pemulihan kata sandi atau pembaruan perangkat lunak standar, sistem ITSM dapat dikonfigurasi untuk menutup tiket tersebut secara otomatis setelah periode waktu tertentu, misalnya 24 jam setelah tiket tersebut diselesaikan atau setelah tiket tersebut bersatatus “Resolved”.

Manfaat Periode Penutupan Otomatis

• Meningkatkan Efisiensi

  Dengan menutup insiden secara otomatis setelah periode waktu yang ditentukan, fitur ini menghemat waktu dan upaya yang diperlukan oleh tim penanganan insiden, memungkinkan mereka untuk fokus pada insiden yang memerlukan perhatian lebih lanjut.

• Pencegahan Kelalaian

  Terkadang, insiden yang sudah terselesaikan tetapi lupa untuk ditutup secara manual dapat menyebabkan kebingungan atau membuat data laporan menjadi tidak akurat. Fitur penutupan otomatis mencegah terjadinya kelalaian semacam itu.

• Kepatuhan dengan Kebijakan

  Organisasi dapat mengonfigurasi periode penutupan otomatis sesuai dengan kebijakan dan kebutuhan internal mereka, memastikan bahwa semua insiden ditutup sesuai dengan standar dan prosedur yang ditetapkan.

• Mempercepat Pelaporan

  Dengan menutup insiden secara otomatis setelah periode waktu tertentu, organisasi dapat mempercepat proses pelaporan dan analisis pasca-insiden, memungkinkan mereka untuk mengambil tindakan pencegahan atau perbaikan lebih cepat.
  
  

Pertimbangan dalam Menggunakan Fitur Periode Penutupan Otomatis

• Periode Penutupan yang Tepat

  Organisasi perlu memilih periode penutupan otomatis yang sesuai dengan kompleksitas dan tingkat kepentingan insiden yang mereka tangani.

• Pengawasan dan Pemantauan

  Meskipun fitur ini mengotomatisasi proses penutupan insiden, tetap penting untuk memantau insiden yang ditutup secara otomatis untuk memastikan kepatuhan dan kualitas data.

• Kustomisasi dan Fleksibilitas

  Sistem yang menyediakan fitur Periode Penutupan Otomatis harus dapat dikonfigurasi sesuai dengan kebutuhan spesifik organisasi, termasuk kemungkinan untuk menonaktifkan atau menyesuaikan fitur ini untuk insiden tertentu jika diperlukan.